La Ville de Tournai recrute un employé d'administration chargé de la gestion administrative (h/f) affecté au Service des sanctions administratives communales.

Finalité

Dans le respect de nos valeurs : respect, qualité, honnêteté, bien-être, écoute, solidarité et service public et sous la responsabilité du fonctionnaire sanctionnateur et chef de bureau, l’employé d’administration en est son collaborateur direct et est affecté à la gestion administrative des dossiers et au suivi des procédures légales afférentes aux sanctions administratives communales. Il/elle joue un rôle fondamental dans l’application et le respect du prescrit légal ainsi que dans la coordination générale des tâches administratives et organisationnelles du service.
Il/elle vérifie la légalité des procès-verbaux et les prépare à l’analyse du fonctionnaire sanctionnateur, en se référant aux lois, décrets et règlements concernés. Il/elle contrôle le respect des réglementations et des délais, gère le suivi administratif des dossiers et possède une compréhension globale des procédures applicables.

Activités (non exhaustives)

  • vérifier les procès-verbaux et courriers transmis (respect des réglementations et procédures concernées et des délais y afférents) ;
  • préparer les dossiers soumis à l’examen du fonctionnaire sanctionnateur à différents moments de la procédure ;
  • effectuer rigoureusement les tâches administratives liées à l’application des procédures et conformément aux lois, décrets et règlements concernés (encodage des éléments contenus aux procès-verbaux, vérification et recherche de données, rédaction des courriers, constitution des dossiers, réception et gestion des courriers, suivi des délais, classement, archivage…) ;
  • recevoir le public concerné et renseigner des procédures en cours, gérer les consultations des dossiers, l’organisation des auditions, filtrer et transmettre les communications téléphoniques ;
  • informer les collègues des éléments réglementaires applicables dans les matières concernées ;
  • assurer le traitement d’informations particulières (base de données, tableaux de bord, outils statistiques, demandes internes ou externes) ;
  • collaborer avec les services communaux concernés (service juridique, service comptable, services techniques…) et la zone de police du Tournaisis ;
  • rédiger, en collaboration avec son supérieur hiérarchique, des rapports et des notes explicatives à l’attention des autorités communales et des services communaux ;
  • centraliser, gérer et transmettre adéquatement les demandes adressées au service ;
  • organiser et tenir à jour des plannings de travail et de missions, organiser des réunions ;
  • résoudre des problèmes (traitement en autonomie, recherche d’alternatives et de solutions) ;
  • comprendre les objectifs poursuivis par le service, savoir prioriser ;
  • savoir analyser les situations présentées ou gérées par le service, savoir argumenter au regard du prescrit légal ;
  • savoir s’exprimer clairement et en des termes compréhensibles par le public concerné, savoir garder son calme en toutes circonstances, sens de l’adaptation et des relations.

Compétences

Compétences personnelles

  • travaille méthodiquement, seul ou en équipe ;
  • perçoit globalement les situations ou les problèmes ;
  • s’investit dans sa fonction, maintient son niveau de performance, se tient informé de l’évolution du métier ;
  • accomplit un travail de qualité (qualité et degré d’achèvement du travail) ;
  • travaille de manière précise et rigoureuse ;
  • agit dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veille à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers ;
  • communique aisément à l’écrit (bonne orthographe) et à l’oral (bonne diction, élocution aisée, s’exprime avec clarté et efficacité) ;
  • est capable d’exécuter l’ensemble des tâches dans les délais imposés (efficacité) ;
  • sait faire face à une situation imprévue (initiative) ;
  • sait s’adapter à tout type de public (partenaires et usagers des services) ;
  • s’intègre dans l’environnement de travail ;
  • communique avec ses collègues et sa hiérarchie (communication) ;
  • traite les bénéficiaires et les membres de l’administration avec considération et empathie (civilité) ;
  • fait preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté dans l’exercice de sa fonction (déontologie) ;
  • adhère et partage les valeurs portées par l’administration communale de Tournai

Profil

Diplôme : baccalauréat dans l’un des domaines suivants : droit/sciences juridiques, sciences administratives et gestion publique, assistant de direction (langues et gestion) ;
Informatique : Utilise toutes les fonctionnalités des logiciels utiles pour l’exercice de la fonction : Windows, outlook, word, excel ;
Législation :

  • connaissance des législations et procédures applicables en matière de sanctions administratives communales en Wallonie ;
    connaissance des systèmes judiciaires en Belgique et des bases de procédures pénales.

Atouts :

expérience dans une fonction similaire ;
connaissance en principes de communication non violente et gestion de l’agressivité ;
expérience en gestion d’équipe ;
connaissance du néerlandais.

Modalités contractuelles

  • contrat à durée indéterminée ;
  • temps plein (38 heures/semaine) ;
  • traitement de base (sans ancienneté) : barème RGB D6 2.200.00 € brut, pécule et allocations règlementaires non comprises, avec la possibilité de valoriser l'ancienneté acquise dans le secteur privé (10 années maximum, à condition que l’ancienneté soit en rapport direct avec la fonction à exercer) et dans le secteur public (prise en compte de toutes les années).

Candidatures

Elles doivent être adressées par courrier ou email pour 12 avril 2019 au plus tard, le cachet de la poste ou la date de l’email faisant foi à Monsieur le Bourgmestre, Hôtel de Ville, rue Saint-Martin 52 à 7500 Tournai ou Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
Elles doivent impérativement reprendre la référence suivante : 2019 - recrutement - employé d’administration – gestion administrative - SAC
Elles doivent être accompagnées :

d’une lettre de motivation ;

  • d’un CV ;
  • de la copie des titres et diplômes (et de leur équivalence pour les diplômes étrangers) ;
  • d’un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois à la date de clôture de l’appel.

Les diplômes étrangers doivent être accompagnés de leur équivalence, indispensable si l’employeur est un service public.
L'équivalence de diplôme peut être obtenue à l'adresse suivante : Direction générale de l’enseignement non obligatoire et de la recherche scientifique - service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur - 5ème étage - rue Adolphe Lavallée, 1 à 1080 Bruxelles ou via l'adresse mail suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Les candidatures tardives ou incomplètes à la date de clôture de l’appel ne seront pas prises en considération.

Collecte de données personnelles

Suite à l’entrée en application, le 25 mai 2018, du Règlement Général de Protection des Données, dit « RGPD », tout candidat autorise l’administration communale de Tournai à utiliser les données à caractère personnel contenues dans son Curriculum Vitae et les autres documents annexés à la candidature aux seules fins de gestion de sa candidature et des emplois proposés.
Vos données seront conservées dans une base de données des candidatures pendant un an et sont ensuite supprimées.
Vous avez la possibilité d’exercer vos droits consacrés par le RGPD par courrier à l’adresse suivante : à l’attention de Monsieur le Bourgmestre de la Ville de Tournai, rue Saint-Martin 52 à 7500
Ou par email à la déléguée à la protection des données : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
Ou via l'e-Guichet : www.tournai.be/protection-donnees (une identification par lecteur de carte d’identité sera nécessaire).
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, le cas échéant, à l’encontre du responsable de traitement, le Collège communal de la Ville de Tournai.