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Organiser un événement

Organiser un événement dans un lieu public, fermé ou ouvert, ne s'improvise pas. Il faut respecter certaines règles. Quelles sont les étapes obligatoires, sous peine de se voir refuser la tenue de l'événement par l'Autorité communale ?

1. Introduire une demande d'autorisation en écrivant une lettre ou en envoyant un email au Bourgmestre de la Ville de Tournai.

Ville de Tournai
Monsieur le Bourgmestre
Rue Saint-Martin, 52
7500 Tournai
Email : Cette adresse email est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Ce courrier reprendra, notamment, les grandes lignes de la philosophie de l'événement ainsi que les jours et heures de la manifestation.

Le courrier devra être accompagné du plan de sécurité "modèle 1" ou "modèle 2" dûment complété et que vous pouvez télécharger ci-dessous.

  • modèle 1 pour un événement de moins de 500 personnes ne se tenant pas dans un chapiteau et/ou présentant des risques spécifiques (par exemple : utilisation de feux d'artifices). LE DOCUMENT EST À RENTRER AU MINIMUM 1 MOIS AVANT LA DATE DE LA MANIFESTATION.
  • modèle 2 pour un événement de plus de 500 personnes et/ou se tenant dans un chapiteau et/ou présentant des risques spécifiques (par exemple : utilisation de feux d'artifices). LE DOCUMENT EST À RENTRER AU MINIMUM 3 MOIS AVANT LA DATE DE LA MANIFESTATION.

2. Analyse de la demande et du plan de sécurité par les autorités et les services compétents.

La lettre et le plan de sécurité complété seront ensuite analysés par les services compétents : police, pompiers, service interne de prévention (planification d'urgence),... En cas de questions, ces services prendront contact avec vous avant que vous ne receviez un courrier du Bourgmestre vous autorisant ou pas à organiser l'événement.