Certification conforme de documents

La certification conforme d’un document a pour but de garantir que la copie du document est parfaitement identique à l’original. L'original doit donc toujours être présenté au certificateur. La certification conforme à l'original n'apporte aucune garantie quant à la valeur du contenu du document, uniquement à la qualité de sa reproduction.

Il n'est pas possible de procéder à une certification conforme via l'Administration communale d'un document qui n'est pas rédigé en français.

Une copie conforme d'un document ne suffit généralement pas pour un usage officiel à l’étranger. Il faut prévoir une légalisation de cette copie pour qu’elle puisse être utilisée à l’étranger. La légalisation implique que la copie conforme soit signée par l'autorité communale (bourgmestre) puis transmise au SPF Affaires étrangères.

Pour chaque document, il appartient au citoyen de se renseigner au sujet de la qualité exigée par le destinataire final.

Comment procéder

• se présenter aux guichets du Service affaires administratives et sociales, Département population ;
• amener le ou les documents originaux et la ou les copies à faire certifier conformes.

Délai de délivrance

• immédiatement ;
• 5 jours si le document est destiné à un usage à l’étranger.

Exceptions

• il n'est pas possible de faire certifier, via l'administration communale, des copies de cartes d’identité, des actes d'état civil, un permis de conduire, des documents judiciaires (jugements), des extraits de casier judiciaire, des documents notariés ;
• pour certains documents émis par des autorités belges (fédérales ou fédérées), il est possible de demander à ces autorités de certifier une copie conforme à l'originale ;
• les autorités publiques fédérales ne demandent plus de "copie certifiée conforme" de documents. Une copie de bonne qualité a désormais la même valeur probante que l’original ;
• Cas particulier des diplômes belges : les diplômes d'enseignement supérieur sont certifiés conformes et légalisés via la Fédération Wallonie-Bruxelles.

• copie conforme : 5 EUR ;
• légalisation : 20 EUR.